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如果必须要通过开会解决的问题，那么有三个前提必须要记住：
1、任何问题或者困难中，真正的事情，只占两成，其余八成，都是人的问题。
2、在人的问题中，大部分的事情，都是由不在场的人决定的。
3、大部分人，出于种种原因，并不会选择直接说出自己的想法或者掌握的信息，而会选择保守性的策略，边谈边观察边看。换句话说，要想解决问题，在事情层面找到方案，只是基本的前提，最重要的是搞定对面那一拨人。
如果当面去，首先是更有诚意，毕竟这么远过去，成本和辛苦都是可以想象的。人心都是肉长的，诚意面前，首先就是一个更好的开头。另外在面对面交流，注意力更集中，这种会往往被组织得更好，专门的会议室和会务，不受任何其他可能的因素的干扰，比如网络条件什么的。交流的效率也更高，你可以通过对方透露出的信息，不一定是语言，可能是动作，表情，互动神情，准备情况，掌握更多的信息，从而逐渐找到双方的平衡点。
人和人的交流互动，是个很神奇的过程，这也是个渐进的过程，在逐渐了解中，你们会建立起一种信任，在共同的平衡点，利益点的寻找过程中，你们会逐渐把自己的真实想法，自己方面的真实顾虑和对方交流。人都是有自己的个性，没有完美的人，要想和他交流，你需要先了解它，比如你会发现，这个人性格刚强，可能喜欢原则性逻辑性强的讨论，对于曲线救国一类的策略会比较抵触；或者有的人善于谈方法论，但是对细节的问题，缺乏解决的能力。当面的交流，倾听，示弱，你更容易了解他，从而选择更适合他的话题和方式去和他沟通，从而达到你的目的，减少意气之争。不同的沟通方法，可能会导致截然不同的结果。视频会议或者电话会议选择沟通方法的空间要小很多。在面对面交流过程中，你更容易发现，有时候事情难办，并不是没有共同点，也不是对方不想合作，可能是对方缺乏更高层的授权或者授意，从而他出于对自己的保护的选择，只能选择保守策略。你可以及时获得这些信息，并进行合适的反应。像国内很多大型会议和中外合作的经济论坛等会议就必须到现场。
视频会议，只能谈纯粹的事情，关于上面提到的最重要的三条，帮助很微弱。所以在组织机构内部，跟自己内部人谈事情，开会，那么电话会议和视频会议，效果就很好，节约成本，比如上级向下级传达信息或者和客户第一次见面沟通熟悉后可以用电话会议和视频会议沟通。但是在跟自己组织机构之外的对象开会的时候，面对面有不可替代的优势。