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常用的视频电话会议一共有多少种召开方式

2023-03-03 154
视频电话会议是在办公沟通中最常用的多人沟通手段之一,也是目前为之效率最高,应用最广泛的多人沟通工具。

视频电话会议对于每一个职场人来讲,并不陌生。你可能每天都在使用视频电话会议来与你的同事,你的老板,你的客户进行沟通,大一些大型企业中,视频电话会议的使用量是非常巨大的,但是,很多人对视频电话会议并不是很了解,视频电话会议的召开方式也是多种多样的。

视频电话会议从召开方式上可以分为两个类型:一种为呼入式视频电话会议(meet-me);一种为邀请式视频电话会议呼入式。

视频电话会议也是最常用的一种视频电话会议模式,会议组织者发起一个视频电话会议,将视频电话会议的接入号码、秘密等信息通过电子邮件、短信、社交软件分享给要参加会议的与会者。在约定的时间,所有与会者呼叫会议接入电话号码,输入密码参加视频电话会议。这是一种符合商业礼仪的视频电话会议召开方式,一般用于正式场合的视频电话会议,比如股东视频电话会议、面向合作伙伴的视频电话会议、需要公司领导参加的视频电话会议等方式。这种方式给人充分的日程安排时间,一般是提前一到两周发出会议信息。参会人员可以有充足的时间安排日程。

另外在参加视频电话会议时,参会人员可以选择最适合自己的电话终端和参会地点,可以选择专业的会议话机、手机、桌面电话。根据会议的重要情况和自己所处环境,合理选择参会地点。

邀请式视频电话会议是由视频电话会议发起者主动邀请参会者,通过直接向参会者发起即时呼叫,立刻将参会者接入视频电话会议中进行讨论。这种类型的视频电话会议一般不适合正式的商务场合,适合内部讨论,比较亲密的商业合作伙伴之间的业务讨论,处理应急事物。邀请式视频电话会议一般适合比较简短的快速讨论,因为其召开时间的不确定性,所有参会者没人充足时间选择参会地点,并且参会电话也取决于邀请人呼叫哪个电话,容易出现占线、无法接通等问题。

视频电话会议从会议类型上可以分为三个类型:固定式视频电话会议、预约式视频电话会议、周期式视频电话会议

1、固定式视频电话会议广泛应用于各种视频电话会议系统中,无论何时,随时都可以召开,在视频电话会议系统中一直存在的一个视频电话会议室,无论是呼入、呼出随时进入视频电话会议系统,都可以立即召开的视频电话会议。比较适合公司内部讨论,召开紧急视频电话会议。

2、预约式视频电话会议预约式视频电话会议是应用最广泛的视频电话会议方式,国际上的大型企业也多是采用这种方式召开视频电话会议,对会议召开的时间、主题、时长进行提前预约,参会人员根据预约时间参加视频电话会议,适合比较正式的视频电话会议。

3、周期式视频电话会议在一个周期内反复参加的视频电话会议,比如每周一的上午9点召开视频电话会议,可以使用周期式视频电话会议的方式,所有参会成员每个周一的上午九点来参加视频电话会议,会议组织人不必每周去预定组织视频电话会议,也避免固定会议一直存在于视频电话会议系统中所面临的安全问题。