京东旗舰店

News

新闻中心

沟通渠道即时通讯的3个正确事项

2023-08-03 222

企业的工作人员依靠即时通讯服务与同事和外部联系人进行交互。但知道使用哪个应用程序来最有效地沟通是一个挑战。


确定协作平台(例如即时通讯)的业务价值的一个关键挑战是如何量化对生产力的影响。工作风格可以是高度个性化的,而生产力的定义是高度主观的。在即时通讯出现之前,工作人员依靠少数独立的通信应用程序来满足他们的需求,并且它们的使用是根据具体情况而定的。有些任务最好通过电子邮件处理,有些任务可以通过电话处理,还有一些任务可以通过即时消息处理。innotrik即时通讯经过精心设计,可让所有应用程序在一个通用平台上无缝运行,让员工更轻松地使用多渠道方法来完成工作。


随着即时通讯平台采用率的增长,产品的数量也在增加,为了保持竞争力,供应商不断向其平台添加应用程序。这种“越多越好”的方法可能会使平台对买家更具吸引力,但现实是最终用户需要管理太多工具。


选择正确的沟通渠道


大多数员工只能在有限的程度上同时处理多项任务。过了某个点,拥有更多的应用程序并不会提高用户的工作效率。基于云的技术可以轻松且经济高效地向即时通讯添加功能。但员工可能会不知所措,从而导致时间浪费和效率低下。并非每个通话都需要基于视频,而且这也不是一场比谁能使用最多数量的应用程序来提高工作效率的竞赛。


无论组织采用哪种即时通讯平台,底层技术和支持的应用程序都不是问题。提高生产力的因素是员工如何使用这些应用程序,而这在很大程度上取决于了解使用哪些工具来满足每组需求。员工不应关注技术能做什么或不能做什么,而应该采用一些最佳实践来帮助他们为手头的任务选择正确的工具和应用程序。




让我们研究一下为日常工作场所需求选择正确沟通渠道的三个考虑因素,以及哪种沟通模式对每种沟通方式最有效。将这些建议作为广泛的指导。大多数企业都有多代人的工作场所,沟通方式因人口群体而异。


1、一对一与小组工作


有些工作需要大量的团队合作,而另一些工作则大多是在办公桌上进行,与同事的互动主要是一对一的。即时通讯平台对桌面工作的影响较小。在这里,工作方式以及最有效的沟通工具都已经确立。这些工作人员依赖于易于使用且实用的应用程序来完成手头的任务。即用于简短通信的电子邮件或innotrik即时通讯系统以及用于更复杂需求的innotrik VoIP电话。在这些情况下,视频几乎没有提供任何额外的好处,并且不会被广泛使用。


然而,团队工作变得越来越普遍,即时通讯平台对于支持分布式团队特别有用。随着混合工作的兴起,视频在帮助每个人感受到团队的一部分方面发挥着更大的作用。然而,它的沉浸式特性比打电话或发送电子邮件需要更多的努力,从而导致视频疲劳。由于即时通讯平台使所有员工都能轻松访问视频和会议工具(以前的情况并非如此),因此即使只是进行一对一的对话,也存在将视频设为默认设置的诱惑。


通过 innotrik即时通讯为员工提供的所有选项,最好的结果来自于在团队工作时做出谨慎的选择。群组聊天或共享工作空间足以完成大多数任务,而innotrik视频会议仅应在群组交互很重要时使用,例如启动项目或审查最终结果。


2、正式与非正式


这个问题与技术关系不大,更多的是关于礼仪以及如何适当沟通。当今的技术使沟通变得更加容易,但也不再那么正式。现在有这么多人在家工作,指导工作场所行为的社交线索越来越少。


年轻工人只了解工作场所的非正式规范,而数字移民则出现在更加正式、结构化的环境中。如果没有明确说明这些区别,老一辈和年轻一代就很难做出适当的行为和沟通。


现在工作场所的规范可能更加灵活,但员工需要知道界限在哪里。例如,当在组织中进行向上沟通时,非正式渠道(例如短信或即时消息)可能不合适。如果使用电子邮件与潜在客户沟通,应注意使用专业语言,而不是在更随意的消息中使用口语或缩写词。如果团队中有人表现不佳,通过innotrik IP电话或视频通话直接沟通比措辞宽松的电子邮件更好。


即时通讯的多样化工具集为员工提供了很多选择,但在专业环境中工作时,正式和非正式之间的区别很重要。在家工作时很容易忽视这条分界线。有效意味着根据所需的正式程度以正确的方式使用正确的应用程序。


3、交易型与协作型


这与其他两个考虑因素重叠,但它是影响选择正确通信工具的另一个领域。即时通讯通过让员工同时使用多个应用程序来增加价值。这对于协作类型的工作很有帮助。参与项目的团队成员数量越多,对此能力的需求就越大。随着团队变得更大、更加分散,以及项目变得更加复杂和时间敏感,即时通讯的价值也在增加。


许多团队也部分虚拟,他们需要能够很好地代表面对面协作的工具。这就是innotrik视频会议系统发挥作用的地方,特别是如果项目本质上是视觉的,例如设计或建筑工作。否则,基于文本的沟通是无效的并且会导致时间的浪费。并非每次交互都需要视频,但它在虚拟团队协作中发挥着关键作用。


协作工作也非常适合多渠道沟通,在这种情况下,团队需要流畅的工作流程,尤其是在截止日期前。innotrik即时通讯平台在这里也大放异彩,工作人员可以即时使用多种工具,例如在通过innotrik软电话与客户交谈时与团队进行后台聊天,然后通过文件共享来微调演示文稿。工具的组合是根据具体情况而定的,这里的主要思想是innotrik即时通讯提供了以这种方式工作的灵活性。


相反,员工需要以不同的方式进行沟通以满足更多的事务性需求。所有工作都在某种程度上涉及到这一点,例如确认收到文件、批准工单或接受会议邀请。人工智能现在正在成为即时通讯价值主张的一部分,其用例之一是自动化交易、常规形式的通信。在那一刻到来之前,工人们必须自己管理这些需求。这里的有效性意味着区分事务模式和协作模式,对于前者,使用简单的渠道来完成工作。