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多方桌式会议系统的体系结构中涉及会议方面的信息及以信息库的形式由服务方统一管理，主要有以下两个库：
1、会议信息库
要为客户管理器提供所有有关会议的信息，包括：会议召开的时间会议的主题会议的戚员信息会议室等。其内容来自过去通过客户管理器所提出的申请。
2、全体人员信息库
所有在会议管理中心登记过的客户的信息，包括口令及权限。主要为客户管理器提供身份认证、权限检查等安全措施。该库为加密数据库。上述信息的存放可以有分布和集中两种方式。
在集中方式下，所有信息其放在会议中心，使信息的管理统一方便，但增加了网络通信的负担。鉴于此，本系统采取分布式与集中式相结合的方式，所有用户端都维护一个临时库，服务方也保存随时刷新的数据库；在用户端投有找到的情况下，再向服务方查询。
本桌式会议系统以上述体系结构为基础，向用户提供灵活多样的合作方式，其中运用了视频、音频、图像、图形及文本等多种媒体形式，其具体配置如下：物理网络为以太网，网络协议为TCP/IP，服务器和客户端均为Intel Pentium Pro PC，客户端配等多媒体设备。音频卡，用于实时语音通信；视频卡，用于视频的共享。在这些硬件之上的操作系统为WINDOWS95/NT，它管理所有的软硬件资源。
