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软件视频会议系统相比硬件视频会议系统费用较低，同时在一定程度上克服了硬件视频会议系统灵活性和拓展性差的问题。但软件视频会议本身同样存在一些无法忽视的问题。
多数的视频会议软件是C/S架构，即桌面客户端软件+服务器端软件。正常运行前，需要先配置网络和服务器，下载并安装客户端。在此过程中若出现异常情况，重装软件也是比较麻烦的事情。
另外一种软件是B/S架构，解决了桌面客户端存在的一些问题，用户可直接在网页浏览器上进行视频会议。但由于采用普通流媒体传输技术，这些产品必须利用浏览器下载ActiveX的控件，而这些控件大多会被浏览器拦截！更为严重的是，由于各种病毒和流氓软件利用的也是此类技术，为了保护电脑的安全，各大杀毒软件、防火墙、反流氓软件都屏蔽它们，导致这类视频会议产品的兼容性和适用性存在极大的问题。
软件视频会议的主要劣势：
1、由于音视频的编解码需要很强的运算处理能力，在Intel奔腾处理器推出之前的PC无法满足音视频编解码的运算要求，这在很大程度上制约了软件视频会议的发展。
2、高质量的视频信号传输需要一定的带宽，过去宽带网络的不普及以及高使用成本大大限制了视频会议的应用。
3、与传统的硬件视频会议相比，软件视频会议需要用户对电脑进行简单的操作。相比之下，硬件视频会议操作简单，维护方便，软件视频会议要求有专业的IT维护人员。
