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一个完善的视频会议方案需要用到系统设备和系统软件的支持。系统设备包括：会议摄像头、麦克风和扬声器、显示设备；系统软件要具备的功能：视频编解码、跨平台支持选择、远程协作功能。
1、会议摄像头：用于拍摄与会人员的视频。理想的摄像头应具备高分辨率和广角功能，能够清晰地捕捉到所有与会人员，并能自动调整焦距和角度。
2、麦克风和扬声器：用于捕捉与会人员的声音和播放其他与会人员的声音。为了确保会议进行顺利，麦克风和扬声器应具备抗干扰能力和高音质表现。
3、显示设备：用于展示会议的内容。可以选择大屏幕电视、投影仪或电脑显示器等设备。无论选择哪种设备，分辨率和画质是非常重要的因素。
4、视频编解码：对于高质量的音视频传输，需要使用成熟的编解码技术。常见的编解码标准有H.264、H.265和AAC等。
5、跨平台支持选择：由于与会人员可能使用不同的终端设备，如电脑、手机、平板电脑等，因此视频会议系统需要能够在多种平台上运行。
6、远程协作功能：除了基本的音视频传输功能，还应提供远程协作功能，如实时共享屏幕、文档共享和白板标注等。这样能够提高与会人员之间的沟通和交流效果。
虽然软件系统的本身费用低，但开视频会议时还要用到电脑、单独的视音频采集设备以及操作系统等相关基础软件，加上软件安装和后期维护，也有一定的成本。
选择适合的视频会议方案要从企业自身需求出发。从建设投入和组成部分来考虑，硬件视频会议需要搭建一套专门的系统，其中主要包括多点控制器和会议终端；而软件视频会议相对会简单一些。基于电脑的软件视频会议系统主要通过软件来实现。能够提供较好的电子文档阅读、传送数据、协同办公等功能，并且具有建设成本低的优点。
